تفاصيل الاستشارة - بوابة تواصل

موضوع الاستشارة
أنشطة المشروع
المواد والبنود

الاهداف

تنفيذا لنص المادة (13) من قانون ضمان حق الحصول على المعلومات والتي تتطلب اصدار نظام لفهرسة وتصنيف المعلومات. وللموائمة مع سياسة تصنيف البيانات الحكومية لسنة 2020 الصادرة عن وزارة الاقتصاد الرقمي والريادة.

الوصف

النص القانوني كامل

نظام فهرسة وتصنيف المعلومات.pdf

لا يوجد نتائج

المواد القانونية

المادة:

المادة1-يسمى هذا النظام (نظام فهرسة وتصنيف المعلومات رقم ( ) لسنة 2025) ويعمل به من تاريخ نشره في الجريدة الرسمية.

المادة:

المادة 2- أ- يكون للكلمات والعبارات التالية حيثما وردت في هذا النظام المعاني المخصصة لها أدناه ما لم تدل القرينة على غير ذلك. القانون : قانون ضمان حق الحصول على المعلومات النافذ المفعول. الدائرة : الوزارة أو الدائرة أو السلطة أو الهيئة أو أي مؤسسة عامة أو مؤسسة رسمية عامة أو الشركة التي تتولى ادارة مرفق عام والنقابات والاحزاب وأي جهة تتلقى تمويلا جزئيا أو كليا من الموازنة العامة للدولة أو من أي جهة اجنبية. المعلومات : أي بيانات مكتوبة أو سجلات أو إحصاءات أو وثائق مكتوبة أو مصورة أو مسجلة أو مخزنة الكترونيا أو بأي طريقة وتقع تحت إدارة المسؤول أو ولايته. البيانات : مجموعة من الحروف أو الأرقام أو الرموز بغض النظر عن شكلها سواء الإلكترونية أو المطبوعة أو المرئية أو المسموعة، والتي صدرت عن الجهة نفسها أو حصلت عليها من قبل مؤسسات أو أفراد. المعلومات المتاحة : المعلومات التي لا تخضع للاستثناءات الواردة في المادة (12) من القانون. المعلومات غير المتاحة : المعلومات التي تخضع للاستثناءات الواردة في المادة (12) من القانون. المسؤول : رئيس الوزراء أو الوزير أو الرئيس أو المدير العام للدائرة أو مدير الجهة المعنية. اللجنة : لجنة فهرسة وتصنيف المعلومات المشكلة في الدائرة. الرئيس : رئيس اللجنة. الوثيقة : أوعية تخزين المعلومات بأشكالها كافة أو البيانات سواء كانت بخط اليد أو مطبوعة أو مختزلة أو مخزنة إلكترونياً أو بأي طريقة أخرى أو مطبوعة على ورق مشمع أو ناسخ أو أشرطة تسجيل أو الصور الشمسية والأفلام أو المخططات أو الرسوم أو الخرائط. الوثائق الجارية : كل وثيقة تستعمل باستمرار لمدة خمس سنوات حداً أعلى ممن أنشأها أو أنتجها أو حصل عليها أو استلمها. الوثائق الوسيطة : كل وثيقة مضى عليها مدة لا تزيد على خمس عشرة سنة بعد اعتبارها وثيقة جارية على أن تخضع هذه الوثيقة لعملية تقييم وفق جدول تعده الدائرة لهذه الغاية يخصص لتحديد ما يحفظ من هذه الوثائق بشكل دائم أو ما هو قابل للإتلاف. الوثائق النهائية : الوثائق الوسيطة التي أعدت للحفظ الدائم بعد التقييم ويتم تحويلها إلى دائرة المكتبة الوطنية وفقاً لأحكام قانون الوثائق الوطنية النافذ والأنظمة والتعليمات التي تصدر لهذه الغاية. الملف : الوعاء الذي يتم فيه حفظ الوثائق حسب مواضيعها وأنشطتها. السجل : فهرس ورقي أو إلكتروني للوثائق والملفات، يتم فيه وصف الوثائق والملفات وصفاً شاملاً، ويُستخدم من أجل التنظيم والبحث واسترجاع الوثائق وفي عملية بناء جداول مدد الاستبقاء. قواعد الحفظ : مستودعات ورقية أو الكترونية تُرَمّز فيها الملفات الورقية أو الرقمية من أجل حفظ الوثائق الوسيطة والتي تشكل رصيد الدائرة من المحفوظات. المحفوظات : الوثائق الوسيطة التي خضعت لعملية التقييم وتم الاحتفاظ بها بشكل دائم في الدائرة. الترميز : آلية تنظيم الوثائق وفق النظم المعتمدة في الدوائر والتي يستخدم فيها رموز رقمية أو هجائية أو مركبة مميزة وفريدة لكل وثيقة أو ملف. التحويل : نقل الوثائق أو الملفات التي تم الانتهاء من العمل بها كوثائق جارية من مكان العمل إلى مكان حفظ الوثائق الوسيطة لدى الدائرة المنشئة لها. مدد الاستبقاء : المراحل التي تمر بها جميع الوثائق والملفات المتداولة لدى الدائرة بحيث يتم تحديد عدد سنوات حفظها كوثائق جارية أو وسيطة أو نهائية استناداً لأحكام قانون الوثائق الوطنية النافذ. الرصيد : المجموع الإجمالي للوثائق أو الملفات مهما كان شكلها أو وعاؤها أو عمرها والتي تتجمع لدى الدائرة المنشئة لها. ب-لغايات هذا النظام تعتمد التعاريف والمعاني المخصصة لها الواردة في القانون حيثما ورد النص عليها في هذا النظام.

المادة:

المادة3-تسري أحكام هذا النظام على كل دائرة مشمولة بأحكام القانون.

المادة:

المادة 4-لأغراض هذا النظام تصنف المعلومات الى فئتين حسب المستوى الى معلومات متاحة ومعلومات غير متاحة ودرجات التصنيف التالية:- فئة المستوى درجة تصنيف المعلومات معلومات غير متاحة سري للغاية سري محدود المعلومات المتاحة

المادة:

المادة5 - أ-تشكل في الدائرة لجنة دائمة تسمى (لجنة فهرسة وتصنيف المعلومات) برئاسة المسؤول وعضوية خمسة موظفين من الدائرة نفسها. ب-يسمي رئيس اللجنة من بين أعضائها نائبا له يقوم مقامه عند غيابه. ج-تتولى اللجنة المهام والصلاحيات التالية:- 1- مراجعة التصنيف المقترح من قبل الوحدة التنظيمية المعنية بالمعلومة والموافقة على التصنيف. 2- إطلاع موظفي الدائرة على القانون والإلمام بمحتوياته والتحقق من الإلتزام بأحكامه. 3- بناء قدرات الموظفين داخل الوحدات التنظيمية المعنية بتطبيق القانون. 4- الاطلاع على المعلومات الصادرة والواردة كافة من والى الدائرة وذلك لغايات المراجعة والتأكد من سير عملية التصنيف بالشكل الصحيح. 5- إعداد نموذج التصنيف الذي يتضمن المعلومات المتاحة وغير المتاحة والسند القانوني وتاريخ القيام بالتصنيف والجهة المعنية التي قامت بعملية التصنيف. 6-أي أمور أخرى تتعلق بعمل اللجنة يحيلها المسؤول إليها. د- تجتمع اللجنة مرة واحدة على الأقل كل ثلاثة أشهر أو كلما دعت الحاجة بدعوة من رئيسها أو نائبه ويكون الاجتماع قانونياً بحضور ما لا يقل عن ثلثي الأعضاء على أن يكون من بينهم الرئيس أو نائبه، وتتخذ قراراتها وتوصياتها بالإجماع أو بأغلبية أصوات أعضائها الحاضرين وفي حال تساوي الأصوات يرجح الجانب الذي صوت معه مسؤول الإجتماع. هـ-ترفع اللجنة في الدائرة تقريراً سنوياً تفصيلياً الى مجلس المعلومات يتضمن المتطلبات الواردة في هذا النظام ومدى تحققها والمبررات اللازمة.

المادة:

المادة 6-تتم عملية التصنيف وفقاً للإجراءات التالية:- أ- يتم تحديد التصنيف من قبل الوحدة التنظيمية المعنية وذلك باستخدام نموذج يتضمن المعلومات التالية: - 1- عنوان الوثيقة. 2- وصف الوثيقة. 3- مستوى التصنيف. 4- مكان التخزين. 5- تاريخ التصنيف. 6- مدة التصنيف (دائم، مؤقت) و تاريخ مراجعة التصنيف. 7- سبب عدم الإتاحة. 8- المديرية / القسم المعني. ب-إذا كانت الوثيقة تحتوي على معلومات غير متاحة وأخرى متاحة، يتم تمييز المعلومات غير المتاحة منها بعلامة التمييز كما يلي:- 1- استخدام علامة التمييز لبيان مستوى تصنيف المعلومة، بحيث يتم وضعها على وعاء المعلومة. 2- تحتوي علامة التمييز على ما يلي:- 1- مستوى التصنيف (متاح/غير متاح). 2- مدة سريان التصنيف 3- السند القانوني للتصنيف. 4- تاريخ التصنيف. 5- الجهة المعنية التي قامت بعملية التصنيف. ج-تقوم الوحدة التنظيمية المعنية ‏بإعداد لوائح بالمعلومات المصنفة وتسليمها إلى اللجنة متضمنة التنسيب بالإبقاء على التصنيف أو تعديله أو إلغائه. د-يتم تصنيف المعلومات الجديدة حال انشائها أو ورودها وبصورة مستمرة.

المادة:

المادة 7-لغايات تنظيم قواعد الحفظ في الدائرة تقوم اللجنة بتطبيق جميع الإجراءات والقواعد والنظم المعتمدة لإدارة الوثائق الجارية والوسيطة لديها وفق هذا النظام على أن يتضمن وصف الوثيقة/ الملف ما يلي:- أ‌- الموضوع. ب‌- العنوان. ج- الكلمات المفتاحية. د- تاريخ إنشاء وصف الوثيقة. هـ-الترميز. و- منشئ الوثيقة. ز-السند القانوني لتصنيف الوثيقة. ح-شروط الاطلاع أو الاستنساخ للوثيقة مع تحديد مجال الاطلاع. ط- اللغة . ي-الشكل المادي . ك-رمز إستدعاء الوثيقة .Reference code ل-رقم قاعدة الحفظ.

المادة:

المادة 8-يتم إعداد جداول خاصة لتحديد مدد الاستبقاء للوثائق من خلال سجل، يتضمن ما يلي:- 1- رقم قاعدة الحفظ. 2- العنوان. 3- رمز التصنيف. 4- المدة الزمنية (من- الى). 5- الدائرة. 6- مدد الاستبقاء .